Política de privacidad
Qué datos tratamos, para qué, con quién y cómo los eliminas.
Última actualización: 1 de octubre de 2026
Esta política explica cómo AJAW trata los datos personales cuando usas AJAW Contabilidad, en línea con la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data), el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las complementan. La escribimos para que se entienda; si algo no queda claro, pregunta en supporte@ajawcontabilidad.com.
1. Quién es el responsable
El responsable del tratamiento es AJAW, titular de AJAW Contabilidad. Puedes contactarnos en supporte@ajawcontabilidad.com, que es también el canal para ejercer tus derechos.
2. Qué datos tratamos
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Cuenta: nombre, correo, clave (guardada solo como huella cifrada), segundo factor si lo activas | Crear tu cuenta, iniciar sesión y protegerla |
| Empresa: razón social, NIT, configuración contable (por ejemplo, retenciones y plazos) | Proponer los asientos con las reglas de tu empresa |
| Facturas de proveedor y documentos: XML, PDF, remisiones y fotos que llegan a tu correo o que subes, con los datos que contienen (NIT y nombre de proveedores, valores, fechas) | Leerlas, proponer el asiento y crear la factura de compra en Siigo cuando das el OK |
| Credenciales de integración: correo y clave de API de Siigo | Conectarnos a tu correo y a Siigo por ti. Se guardan cifradas |
| Registro de actividad de la cuenta (quién hizo qué y cuándo) | Seguridad y trazabilidad de lo que se causa |
| Facturación: identificador de cliente y estado de la suscripción. El número de tu tarjeta lo recibe el procesador de pagos, no AJAW | Cobrar el plan |
| Datos de uso del sitio y de la aplicación, de forma agregada y sin tu correo, nombre ni NIT (ver Cookies) | Entender qué funciona y mejorar el producto |
No buscamos datos sensibles (salud, biometría, origen étnico, etc.). Si una factura los incluyera, los tratamos solo como parte del documento.
3. Con quién los compartimos
No vendemos tus datos. Para prestar el Servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta:
- Infraestructura de servidores y copias de seguridad cifradas.
- Procesador de pagos con tarjeta.
- Proveedores de correo, para leer el buzón que conectas y para enviarte avisos.
- Modelos de inteligencia artificial, para leer facturas y proponer asientos.
- Herramientas de analítica de uso (ver Cookies).
También se envían datos al software que tú conectas (Siigo) y a servicios de autenticación si entras con tu cuenta de Google. Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, así que tus datos pueden transferirse y tratarse en otros países. Los elegimos por sus medidas de seguridad y los limitamos a lo necesario. También podemos entregar información si una autoridad competente lo exige.
4. Cómo los protegemos
- Conexiones cifradas (TLS) y credenciales de integración cifradas en una bóveda aparte.
- Los datos de cada empresa se mantienen separados de los de las demás.
- Copias de seguridad cifradas.
- Ningún sistema es perfecto: si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisamos y lo reportamos a la autoridad cuando corresponda.
5. Cuánto tiempo los conservamos
- Mientras tengas la cuenta activa.
- Si cancelas, tus datos quedan en solo lectura 30 días y luego se eliminan.
- Si eliminas tus datos desde la aplicación, el borrado empieza de inmediato. Las copias de seguridad cifradas se vuelven ilegibles al destruir la llave de tu empresa y desaparecen del todo en un plazo máximo de 6 meses.
- Conservamos solo lo que la ley contable nos exige: el identificador de cliente en el procesador de pagos y el registro de cobros, por hasta 10 años, sin tus facturas ni documentos.
6. Tus derechos
Como titular puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, pedir prueba de la autorización, saber cómo los usamos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos.
- Exportar: en la aplicación, Configuración, Datos y privacidad, "Preparar descarga" genera un ZIP con tus facturas, asientos, causaciones, remisiones, configuración y registro de auditoría.
- Desconectar: "Revocar" borra de inmediato las llaves y tokens de Siigo y de tu correo que guardamos.
- Eliminar: "Eliminar todos mis datos" borra facturas, documentos, conexiones, usuarios y configuración de tu empresa. Pide confirmación en tres pasos y no toca tu Siigo, donde siguen tus libros. Quita también el acceso de AJAW en tu correo y rota la clave de API en Siigo si quieres cerrar todo.
- Si prefieres pedirlo por escrito, escribe a supporte@ajawcontabilidad.com. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles.
7. Facturas de terceros
Las facturas que procesas contienen datos de tus proveedores. Tú eres quien tiene la relación con ellos; nosotros los tratamos solo para lo que le pides al Servicio y siguiendo tus instrucciones.
8. Menores de edad
El Servicio es para empresas y no está dirigido a menores de edad.
9. Cambios
Si cambiamos esta política, publicamos la versión nueva aquí con su fecha y, si el cambio es importante, te avisamos.